國(guó)內(nèi)組團(tuán)計(jì)調(diào)操作流程

一、接聽(tīng)咨詢(xún)電話

   獨(dú)立成團(tuán)通常會(huì)委派專(zhuān)門(mén)人員跟旅行社洽談旅游事宜，簽訂旅游合同。

   國(guó)內(nèi)組團(tuán)計(jì)調(diào)在接旅游洽談專(zhuān)員咨詢(xún)電話時(shí)一定要做好電話記錄，問(wèn)清客人的基本情況和要求。如出團(tuán)時(shí)間、往返大交通、住宿標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)、主要旅游景點(diǎn)、是否需要全陪、特殊要求。

 （二）接聽(tīng)散拼團(tuán)游客的咨詢(xún)電話

 

   拼團(tuán)全稱(chēng)散客拼起來(lái)的旅游團(tuán)隊(duì)。旅游團(tuán)隊(duì)中的團(tuán)員相互拼湊，而奔著同一個(gè)旅游目的地所共同收取的十人以上（含十人）的團(tuán)隊(duì)。

   散客拼團(tuán)是一種常規(guī)的、經(jīng)濟(jì)的旅游方式，是獨(dú)立成團(tuán)團(tuán)隊(duì)之外的另一種常見(jiàn)團(tuán)隊(duì)，也是目前大多數(shù)團(tuán)隊(duì)旅游者所采用的旅行方式。

二、確定線路和價(jià)格

   如果是獨(dú)立成團(tuán)，專(zhuān)線組團(tuán)社就必須根據(jù)客人的要求來(lái)重新策劃旅游產(chǎn)品。

   計(jì)調(diào)在設(shè)計(jì)旅游產(chǎn)品時(shí)，一定要根據(jù)客人的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，經(jīng)常與客人溝通，設(shè)計(jì)出客人滿意的旅游產(chǎn)品。經(jīng)過(guò)雙方多次修改，最后設(shè)計(jì)出客人滿意的旅游產(chǎn)品。

   散拼團(tuán)

 

   散客拼團(tuán)客人所購(gòu)買(mǎi)的旅游產(chǎn)品是包含了固定時(shí)間、固定地點(diǎn)、固定旅游期限、固定旅游內(nèi)容、固定旅游價(jià)格、固定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的一種旅行社產(chǎn)品。

   專(zhuān)線組團(tuán)社在對(duì)客源市場(chǎng)調(diào)查之后，針對(duì)社會(huì)需求，就特定的旅游目的地，集中精力開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)特定的散拼旅游產(chǎn)品。

   相對(duì)于其他旅行社來(lái)講，專(zhuān)線組團(tuán)社開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的散拼旅游產(chǎn)品具有明顯的服務(wù)與價(jià)格優(yōu)勢(shì)，這種產(chǎn)品主要針對(duì)同業(yè)旅行社進(jìn)行銷(xiāo)售。

   獨(dú)立成團(tuán)

   獨(dú)立成團(tuán)團(tuán)隊(duì)的報(bào)價(jià)比較復(fù)雜，需要重新詢(xún)價(jià)計(jì)價(jià)和報(bào)價(jià)。

   一旦有獨(dú)立成團(tuán)團(tuán)隊(duì)咨詢(xún)價(jià)格時(shí)，就需要組團(tuán)社向各個(gè)接待單位詢(xún)價(jià)，根據(jù)各個(gè)接待單位的報(bào)價(jià)進(jìn)行成本核算，然后向游客作出合理報(bào)價(jià)。

   散拼團(tuán)團(tuán)隊(duì)的價(jià)格是由組團(tuán)社事先就確定了價(jià)格的，直接向游客報(bào)價(jià)就可以了。不需要重新詢(xún)價(jià)計(jì)價(jià)和報(bào)價(jià)。

三、簽合同，收?qǐng)F(tuán)費(fèi)

   1、組團(tuán)社與客人簽訂正式旅游合同。簽訂合同之后，收齊團(tuán)費(fèi)。

   2、組團(tuán)社與異地接待社簽訂國(guó)內(nèi)旅游團(tuán)隊(duì)合作合同. 當(dāng)組團(tuán)社跟客人簽訂旅游合同后，要在第一時(shí)間內(nèi)跟異地接待社簽訂最終的合作合同，并要求異地接待社根據(jù)最終的行程和合同要求，充分做好所有接待事宜的準(zhǔn)備工作。

 （二）散拼團(tuán)合同的簽訂

 

   1.專(zhuān)線組團(tuán)社或同業(yè)旅行社與散客簽訂旅游合同。當(dāng)人數(shù)達(dá)到十人或者十人以上時(shí)，就可以拼成團(tuán)隊(duì)。

   2.同業(yè)收客旅行社與專(zhuān)線組團(tuán)社簽訂旅游合作協(xié)議. 當(dāng)同業(yè)旅行社與客人簽訂旅游合同以后，就客人旅游活動(dòng)的接待事宜委托給專(zhuān)線組團(tuán)社，由專(zhuān)線組團(tuán)社計(jì)調(diào)部選擇旅游目的地的異地接待社。

   3.專(zhuān)業(yè)組團(tuán)社跟異地接待社簽訂旅游合同。

四、確定團(tuán)名和團(tuán)號(hào)

   國(guó)內(nèi)組團(tuán)社旅游團(tuán)的名稱(chēng)，一般采用“地區(qū)（省或城市）＋組團(tuán)旅行社（簡(jiǎn)稱(chēng)）＋  線路名稱(chēng)”組成，用中文表示。

   如北京東大旅行社組織了一個(gè)到福建武夷山4日游的旅游團(tuán)，則命名為“北京東大福建武夷山4日游團(tuán)”。

   1.全球旅游區(qū)域的劃分

 （1）國(guó)內(nèi)區(qū)城.  以中國(guó)大區(qū)為依據(jù)，可劃分為六大區(qū)，其代碼以航空公司的三位數(shù)為基數(shù)，即大區(qū)的兩位拼音代碼，加上一個(gè)主要游覽城市的首位拼音大寫(xiě)，如北京（HBB)。

 

   西南大區(qū)（XN)：云南，貴州，四川，重慶，西藏自治區(qū)。

 （2）境外華僑區(qū)域。境外華僑區(qū)域可分為八個(gè)區(qū)域：①東南亞；②東亞；③西亞；④歐洲；⑤非洲；⑥美加；⑦拉美；⑧澳新。

 （3）港澳臺(tái)區(qū)域.代碼主要以城市名為主，參閱航空代碼，如香港（HKG) 。

 （4）國(guó)際區(qū)域.國(guó)際區(qū)域可分為九個(gè)區(qū)域：①東南亞；②東亞；③西亞；④北歐；⑤西歐；⑥南北非；⑦美加；⑧拉美；⑨澳新。

 （1）火車(chē)代碼在規(guī)范團(tuán)號(hào)中的應(yīng)用。鐵路硬臥用字母“W”表示，是“臥”字的漢語(yǔ)拼音首字母的縮寫(xiě)；軟臥用字母“RW”表示，是“軟臥”漢語(yǔ)拼音首字母的縮寫(xiě)；硬座用字母“Z”表示，是“座”字的漢語(yǔ)拼音首字母的縮寫(xiě)；“軟座”用字母“RZ”表示，是“軟座”漢語(yǔ)拼音首字母的縮寫(xiě)。

 （2）汽車(chē)代碼在規(guī)范團(tuán)號(hào)中的應(yīng)用.旅游用汽車(chē)以座位數(shù)來(lái)安排游客，而在規(guī)范團(tuán)號(hào)的書(shū)寫(xiě)中，是以噸位來(lái)編制團(tuán)號(hào)的，符號(hào)為“T"。例如從北京參加周邊短線汽車(chē)團(tuán)1日游，乘空調(diào)旅游車(chē)往返，在團(tuán)號(hào)中交通代碼的設(shè)定為“2T" 。

  （3）飛機(jī)代碼在規(guī)范團(tuán)號(hào)中的應(yīng)用.飛機(jī)用字母“F"指代。例如，往返全程飛機(jī)，叫“雙飛”，則用“2F"表示；去程是火車(chē)臥鋪回來(lái)乘飛機(jī)，叫“單飛單臥”，則用“FM”表示。

   3.運(yùn)用三字代碼設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)團(tuán)號(hào)

 

   舉例1：一個(gè)中國(guó)區(qū)域團(tuán)“北京雙飛五天游”，出團(tuán)日期為8月20日，出團(tuán)數(shù)為第一個(gè)，合成規(guī)范團(tuán)號(hào)為：HBB05——2F0820A。

   舉例2：香港雙飛五日游，出團(tuán)日期為12月26日，出團(tuán)數(shù)為第五個(gè)團(tuán)，合成規(guī)范團(tuán)號(hào)為：HKG05-2F1226E。

   舉例3：新馬泰雙飛七日游，出團(tuán)日期為2月14日，出團(tuán)數(shù)為第二個(gè)團(tuán)，首先將新加坡（SIN)、馬來(lái)西亞（KUL)、泰國(guó)（BKK）三個(gè)國(guó)家的航空代碼的首字母組成一個(gè)簡(jiǎn)約代碼，合成規(guī)范團(tuán)號(hào)為：SKB07-2F0214B。

   4.人數(shù)在規(guī)范團(tuán)號(hào)中的表示

 

   24個(gè)成人、3個(gè)兒童（其中1個(gè)是不滿2周歲的嬰兒），此外旅行社還派了一個(gè)全陪，應(yīng)該如何書(shū)寫(xiě)呢？  標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人數(shù)寫(xiě)法應(yīng)該如何表示呢？

   成人有多少人，就用相應(yīng)的阿拉伯?dāng)?shù)字表示，1人就是“1”，10人是“10"；

   兒童寫(xiě)作1/2，如3個(gè)兒童寫(xiě)作“3/2"；

   嬰兒在旅游費(fèi)用的核算中通常是不產(chǎn)生費(fèi)用的，故用1/0表示，也可寫(xiě)作1/10。

   24個(gè)成人、3個(gè)兒童（其中1個(gè)是不滿2周歲的嬰兒）、1個(gè)全陪正確規(guī)范的表示方式為：24+2/2+1/10+1。

五、預(yù)報(bào)出團(tuán)計(jì)劃

   首先是向各異地接待社以傳真、電話、網(wǎng)絡(luò)等形式預(yù)報(bào)計(jì)劃，具體內(nèi)容包括：團(tuán)號(hào)、人數(shù)、行程、到達(dá)日期、離開(kāi)日期、食宿要求（宗教信仰、過(guò)敏食物）等，特別應(yīng)標(biāo)明抵離的交通工具、車(chē)次、航班等相關(guān)內(nèi)容，并請(qǐng)接團(tuán)社確認(rèn)行程及價(jià)格。

   組團(tuán)社在發(fā)出初步計(jì)劃之后，一般會(huì)要求國(guó)內(nèi)接團(tuán)社盡快給予書(shū)面答復(fù)，主要是接團(tuán)社對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容逐一進(jìn)行確認(rèn)，同時(shí)落實(shí)具體情況。

六、編制概算

   編制概算，報(bào)財(cái)務(wù)審核，總經(jīng)理簽字后開(kāi)始作業(yè)；憑《概算單》、《組團(tuán)合同》、地接社《確認(rèn)》件、正式計(jì)劃—《團(tuán)隊(duì)接待通知書(shū)》填寫(xiě)《借款單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字，報(bào)財(cái)務(wù)審核，總經(jīng)理簽字后領(lǐng)取借款。

七、落實(shí)交通票據(jù)

   飛機(jī)團(tuán)首先將客人的身份證號(hào)碼與航空公司傳真的機(jī)票訂單逐一進(jìn)行數(shù)字核對(duì)，查看名單是否正確，將核對(duì)好的訂單附在機(jī)票委托預(yù)訂單上，傳真給航空公司通知出票，確認(rèn)好當(dāng)日出票金額，向財(cái)務(wù)提交。機(jī)票出好后應(yīng)仔細(xì)核對(duì)機(jī)票內(nèi)容，并留機(jī)票復(fù)印件備存，同時(shí)應(yīng)及時(shí)將機(jī)票發(fā)票交還給財(cái)務(wù)部。

   火車(chē)團(tuán)應(yīng)注意核對(duì)發(fā)車(chē)時(shí)間、車(chē)次、鋪位、張數(shù)，并留復(fù)印件備存交財(cái)務(wù)部。

八、接待社書(shū)面確認(rèn)

   國(guó)內(nèi)組團(tuán)計(jì)調(diào)督促接待社在最短的時(shí)間內(nèi)（8—24小時(shí)）書(shū)面確認(rèn)。確認(rèn)重點(diǎn)為：機(jī)（車(chē)、船）票、用房、用車(chē)、結(jié)算等。

九、發(fā)出正式計(jì)劃

   組團(tuán)社應(yīng)在團(tuán)隊(duì)到達(dá)第一站前給異地接待社發(fā)出完整、詳細(xì)的正式計(jì)劃。

   ④旅游團(tuán)委托協(xié)議書(shū)等。 

   正式計(jì)劃以正式文件打印并蓋公章，每個(gè)旅游目的地旅行社需發(fā)出兩份以上。一般在收到后給予回復(fù)，確認(rèn)計(jì)劃無(wú)誤。

十、等待異地接待社回傳

   等待異地接待社回傳確認(rèn)出團(tuán)事項(xiàng)，落實(shí)好團(tuán)隊(duì)的所有細(xì)節(jié)。

十一、審核確認(rèn)操作，核對(duì)每項(xiàng)細(xì)節(jié)

   團(tuán)隊(duì)操作落實(shí)的同時(shí)要將【國(guó)內(nèi)組團(tuán)社旅游產(chǎn)品操作預(yù)審單】交由OP主管、部門(mén)經(jīng)理審核，此單對(duì)團(tuán)隊(duì)的成本與毛利、是否存在風(fēng)險(xiǎn)性做出預(yù)算，是發(fā)團(tuán)前確保團(tuán)隊(duì)盈利與順利的一個(gè)有效機(jī)制。

   需要對(duì)每項(xiàng)工作細(xì)節(jié)進(jìn)行核對(duì)，如返程火車(chē)票是否需要在本地出票，有無(wú)回民、殘疾人、軍人等特殊游客，團(tuán)隊(duì)中如有團(tuán)員在外旅游期間過(guò)生日應(yīng)告知全陪或地接酌情安排慶祝等。如有公務(wù)活動(dòng)的安排，應(yīng)在出團(tuán)前確認(rèn)好接待時(shí)間地點(diǎn)等事項(xiàng)。

十二、辦理旅游人身意外保險(xiǎn)

   團(tuán)隊(duì)出發(fā)前要給團(tuán)隊(duì)中選擇意外保險(xiǎn)的客人上意外保險(xiǎn)，并在出團(tuán)前得到保險(xiǎn)公司的回執(zhí)確認(rèn)。如果購(gòu)買(mǎi)了交通工具意外險(xiǎn)，還需要確認(rèn)。

十三、發(fā)出團(tuán)通知書(shū)

   國(guó)內(nèi)組團(tuán)計(jì)調(diào)發(fā)游客出團(tuán)通知書(shū)和同業(yè)委托接待游客出團(tuán)通知書(shū)，把出游前需要準(zhǔn)備的資料、出游中的注意事項(xiàng)向游客逐項(xiàng)交代清楚。

十四、與全陪導(dǎo)游交接團(tuán)隊(duì)

   計(jì)調(diào)根據(jù)不同團(tuán)隊(duì)的要求選派不同的全陪，確定團(tuán)隊(duì)接待重點(diǎn)及服務(wù)方向，交代接待計(jì)劃，發(fā)放全陪出團(tuán)通知書(shū)。

十五、發(fā)團(tuán)、監(jiān)督、送團(tuán)

 （一）發(fā)團(tuán)

 

   發(fā)團(tuán)，指組團(tuán)社把通過(guò)各種招徠手段形成的旅游團(tuán)隊(duì)，委托給選定的接團(tuán)社，并由其負(fù)責(zé)完成合同中規(guī)定的游客應(yīng)該享受的權(quán)利和旅行游覽活動(dòng)的過(guò)程。組團(tuán)社將旅游團(tuán)委托給旅游目的地接團(tuán)社后，由接團(tuán)社根據(jù)合同規(guī)定安排該旅游團(tuán)在旅游目的地的一切旅游活動(dòng)，而發(fā)團(tuán)社通過(guò)對(duì)接團(tuán)社的監(jiān)督，督促對(duì)方完成旅游合同。

 （二）監(jiān)督團(tuán)隊(duì)運(yùn)行情況

 

   出團(tuán)后應(yīng)至少2次通過(guò)電話向全陪或異地接待社詢(xún)問(wèn)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行狀況，出現(xiàn)問(wèn)題盡可能及時(shí)在當(dāng)?shù)赜枰越鉀Q。

 

   3、監(jiān)督游客的游覽情況

   在團(tuán)隊(duì)順利結(jié)束異地行程返回本地后，組團(tuán)國(guó)內(nèi)組團(tuán)計(jì)調(diào)與全陪一起搞好送團(tuán)工作。主動(dòng)征求客人的意見(jiàn)，讓游客高高興興地結(jié)束整個(gè)旅游行程。

十六、后續(xù)工作

   團(tuán)隊(duì)返回后，全陪應(yīng)在3日內(nèi)前往公司報(bào)賬，提交全陪導(dǎo)游報(bào)賬單、全陪導(dǎo)游日志、游客意見(jiàn)反饋單、旅游車(chē)評(píng)核表、發(fā)票、團(tuán)隊(duì)合影照片。

   與異地接待社確認(rèn)好最終賬單后，核算最終團(tuán)隊(duì)成本，回團(tuán)一周內(nèi)與財(cái)務(wù)部結(jié)團(tuán)。與異地接待社溝通反映接待反饋情況，并通知團(tuán)款支付時(shí)間。

   1.建立團(tuán)隊(duì)檔案。團(tuán)隊(duì)結(jié)束之后，要整理該團(tuán)的原始資料，每月底將該月團(tuán)隊(duì)資料登記存檔，以備查詢(xún)。這些資料保存期為兩年以上。

   2.總結(jié)工作。 全陪對(duì)整個(gè)帶團(tuán)工作進(jìn)行總結(jié)，檢查全陪的帶團(tuán)日志；處理表?yè)P(yáng)與投訴。

   根據(jù)線路產(chǎn)品的銷(xiāo)售情況，及成團(tuán)后的游客反饋情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，對(duì)不完善、存在投訴隱患的地方予以解決。